ll Property Management System (PMS) è un software utilizzato da alberghi, bed and breakfast e altre strutture ricettive per automatizzare le loro attività di gestione e migliorare l’efficienza generale. In questo articolo, approfondiremo cos’è il PMS, come funziona e perché è così importante per l’industria del turismo.
Cos’è il Property Management System come funziona?
Il PMS, acronimo di Property Management System, è un software che consente ai gestori di alberghi e altre strutture ricettive di automatizzare una serie di attività ordinarie e straordinarie. Questo strumento può gestire diverse funzioni, come la definizione delle tariffe, l’assegnazione delle camere, la pianificazione delle pulizie, la raccolta delle recensioni degli ospiti e la gestione del personale.
Il PMS è un software fondamentale per automatizzare numerosi passaggi interni ed esterni, riducendo così il margine di errore e i possibili disservizi, massimizzando e velocizzando il lavoro di tutti gli addetti.
Il PMS può essere adoperato da tutte le figure che operano all’interno di un hotel, dal direttore generale al personale della reception, dell’housekeeping e del back-office, ciascuno secondo le proprie esigenze e mansioni.
Il Property Management System può funzionare con due tecnologie alternative: in cloud o in locale (“on-premise” in gergo). Nel caso del sistema on-premise, l’applicativo viene installato su un computer presente in hotel, da cui sarà possibile utilizzare il PMS. Chi opta per questa soluzione dovrà preoccuparsi di avere un server in sede sufficientemente capiente e sicuro, per proteggere i dati personali e sensibili del proprio database di contatti. L’accesso al PMS, inoltre, non dipenderà dalla connessione internet, ma sarà limitato al computer su cui è stato installato.
Le soluzioni in cloud
Per tutta questa serie di vincoli operativi, oggi si tende a preferire soluzioni in cloud, ovvero salvate in rete e raggiungibili tramite Wi-Fi. Il PMS in cloud, infatti, può essere adoperato da più persone contemporaneamente e da tutti i dispositivi, compresi smartphone, tablet e computer portatili, in ogni momento. I sistemi in cloud sono inoltre più veloci e spesso programmati per essere integrati con altri software.
In entrambi i casi, il sistema può essere configurato per garantire l’esecuzione di numerose operazioni di tipo base o avanzato, a tutti i livelli di gestione dell’hotel.
Funzionalità commerciali e operative
Ecco le funzionalità di base che dovrebbe avere un Property Management System:
- definizione dei prodotti e delle prenotazioni;
- impostazione prezzi e tariffe;
- programmazione delle variabile di trattamento;
- politiche di cancellazione e occupazione delle camere.
Il sistema automatico può anche ottimizzare le derivazioni di prezzo a partire da quello standard, creare offerte e opzioni personalizzate per i diversi clienti e partner, come agenzie e aziende.
Vantaggi del Property Management System
Se sceglierai di utilizzare il PMS, avrai questi vantaggi:
- velocizza il lavoro di tutto lo staff;
- è accessibile da ogni tipo di dispositivo;
- è utile per tenere d’occhio l’andamento delle vendite;
- semplifica la prenotazione diretta, che poi è l’obiettivo che dovresti perseguire – leggi qui come scavalcare le OTA e pagare meno commissioni!;
- rappresenta una tecnologia all’avanguardia, che non può proprio mancare nella tua struttura ricettiva!
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