Se gestisci una struttura ricettiva, come un hotel, un bed and breakfast, o una casa vacanza, sai quanto sia importante attirare clienti: organizzare un evento promozionale può essere un modo efficace per aumentare la visibilità e le prenotazioni dirette.
Tiziana, fondatrice de Iltuttoesaurito.it, nasce come organizzatrice di eventi e pr e In questo articolo, ti guiderà attraverso i passi fondamentali per organizzare un evento promozionale per la tua struttura ricettiva.
Organizzare un evento promozionale per la tua struttura ricettiva: quale preferire?
Il primo passo nella pianificazione di un evento promozionale è decidere il tipo di evento che meglio si adatta alla tua struttura e al tuo pubblico di riferimento. Ecco alcune idee:
- Festa di inaugurazione: Se hai una nuova struttura o hai recentemente rinnovato la tua struttura, una festa di inaugurazione può essere un’ottima scelta per attirare l’attenzione.
- Eventi stagionali: Puoi organizzare eventi promozionali legati a eventi stagionali, come una festa di Halloween o un mercatino di Natale, per attirare ospiti in periodi specifici dell’anno.
- Offerte speciali e sconti: Puoi anche organizzare un evento promozionale incentrato su offerte speciali e sconti per le prenotazioni, incoraggiando gli ospiti a prenotare il loro soggiorno durante un periodo specifico.
- Collaborazioni con aziende locali: Crea collaborazioni con aziende locali per organizzare eventi come degustazioni di vini, corsi di cucina o escursioni può essere un’opzione attraente per i tuoi ospiti. Questa è la parte che più ti riguarda, se come pensiamo ti occupi di turismo esperienziale.
- Eventi a tema: Se hai un tema specifico per la tua struttura, come un ambiente rustico o marino, puoi organizzare eventi a tema che si adattino al tuo stile.
Definisci il budget
Per organizzare un evento promozionale senza rischiare che diventi un buco nell’acqua, è sempre fondamentale stabilire un budget. Determina quanto sei disposto a investire nell’evento promozionale, considerando i costi per la location, il cibo e le bevande, la decorazione, il personale e la pubblicità. Assicurati di essere realistico e di prevedere eventuali spese extra che potrebbero sorgere lungo il percorso.
Pianificare un budget solido ti aiuterà a evitare sorprese sgradite e a garantire che l’evento sia economicamente sostenibile. Si tratta di un lavoro certosino, che non può essere fatto in pochi giorni. Puoi rivolgerti agli esperti e per fortuna puoi rivolgerti a noi, che, oltre ai servizi digital, possiamo offrire l’organizzazione di eventi promozionali ad hoc per la tua struttura.
Organizzare un evento promozionale: scegli la data e il luogo
La scelta della data e del luogo n è cruciale per il successo del tuo evento promozionale. Assicurati di organizzare un evento promozionale in una data che non entri in conflitto con altri eventi locali o nazionali, che potrebbero influenzare la partecipazione in maniera negativa.
Inoltre, considera la stagionalità e il clima della tua area, poiché alcuni eventi potrebbero essere più adatti in determinate stagioni. Il luogo dovrebbe essere adeguato alle dimensioni dell’evento e all’atmosfera che desideri creare.
Se la tua struttura è dotata di grandi spazi all’aperto e vuoi organizzare un evento promozionale all’apertura della stagione – verso aprile – puoi realizzare il tutto all’aperto.
Se invece pensi di promuovere i tuoi servizi durante le feste invernali, puoi scegliere spazi interni adeguatamente ampi per accogliere il flusso di persone che potrebbero partecipare.
Promozione e Marketing
La promozione e il marketing sono essenziali per attirare partecipanti al tuo evento. Nelle varie fasi di organizzazione di un evento promozionale non puoi non calcolare questo aspetto.
Per assicurarti il successo, sfrutta al massimo i canali di comunicazione online e offline. Solo così potrai raggiungere il tuo target e “acchiappare” chi ancora non ti conosce! Segui queste efficaci strategie:
- Sito web: Crea una pagina dedicata all’evento sul tuo sito web, fornendo tutte le informazioni rilevanti, come data, orario, programma e costi. Assicurati che la pagina sia ben ottimizzata per i motori di ricerca (SEO) in modo che sia facilmente trovabile online. L’ideale sarebbe creare una landing page ottimizzata, dove poter scaricare qualcosa inerente all’evento (invito, checklist e così via), da sfruttare con una sponsorizzata sui social.
- Social Media: Utilizza i social media per creare pathos attorno all’evento. Pubblica aggiornamenti regolari, condividi foto e video relativi alla preparazione e coinvolgi il pubblico con sondaggi, concorsi e interazioni.
- Newsletter: Invia newsletter agli ospiti abituali e agli interessati alla tua struttura, invitandoli all’evento. Offri loro uno sconto o un vantaggio speciale come incentivo. Grazie alla landing potresti ottenere nuovi interessati, a loro potrai offrire qualcosa di diverso, che sia sempre chiaramente un vantaggio.
- Partnership locali: Collabora con aziende locali e influencer per promuovere l’evento attraverso le loro reti. Possono aiutarti a raggiungere nuove audience.
- Pubblicità a pagamento: Senza le dovute sponsorizzate, diventa difficile far notare che sei impegnato nell’organizzazione di un evento promozionale per la tua struttura. Quindi prendi in considerazione l’idea di investire determinate somme in pubblicità su Facebook o Google. Per farlo, affidati a degli esperti o leggi i nostri consigli!
Organizzare un evento promozionale per la tua struttura ricettiva: come gestire il tutto!
Durante l’evento, è essenziale garantire che tutto si svolga senza intoppi. Ecco alcuni suggerimenti per una gestione efficace:
- Personale preparato: Assicurati di avere un team di personale ben addestrato e preparato a gestire l’evento. Avrai bisogno di personale per l’accoglienza degli ospiti, il servizio di ristorazione, la sicurezza e la gestione generale dell’evento.
- Piano di emergenza: Prepara un piano di emergenza che includa procedure per affrontare situazioni come incendi, evacuazioni e problemi medici. Assicurati che il tuo personale conosca il piano e sia in grado di agire prontamente in caso di necessità.
- Programma flessibile: Anche se hai un programma stabilito, sii flessibile nel gestire eventuali cambiamenti dell’ultimo minuto. Potrebbero sorgere imprevisti, e la capacità di adattarsi è essenziale per mantenere un’atmosfera positiva.
- Feedback degli ospiti: Raccogli feedback dagli ospiti durante e dopo l’evento. Questo ti aiuterà a valutare cosa ha funzionato e cosa può essere migliorato per futuri eventi. Il feedback è essenziale per poter organizzare altri eventi e migliorare gli aspetti che hanno lasciato l’amore in bocca agli ospiti.
Fidelizzazione degli Ospiti
Organizzare un evento promozionale non rappresenta solo un’opportunità per attirare nuovi ospiti, ma anche per fidelizzare quelli esistenti.
Assicurati di raccogliere informazioni di contatto da parte degli ospiti durante l’evento in modo da poterli includere nella tua lista di clienti abituali. Offri loro incentivi speciali, come sconti o vantaggi esclusivi, per incoraggiarli a tornare nella tua struttura in futuro.
Valutazione dei Risultati
Organizzare un evento promozionale per la tua struttura significa anche questo: al termine del grande giorno, devi valutare i risultati della tua iniziativa e puoi farlo considerando queste metriche:
- Partecipazione: Quanti ospiti hanno partecipato all’evento? Confronta questo numero con gli obiettivi che avevi fissato inizialmente.
- Feedback degli ospiti: Rivedi i feedback raccolti dagli ospiti per valutare l’esperienza complessiva dell’evento. Cosa hanno apprezzato di più e cosa avrebbero potuto migliorare?
- ROI (Return on Investment): Calcola il rendimento dell’investimento per determinare se l’evento ha generato un profitto significativo rispetto ai costi sostenuti.
- Aumento delle prenotazioni: Verifica se l’evento ha portato a un aumento delle prenotazioni nella tua struttura. Questo è uno dei risultati chiave da monitorare.
Conclusione
Organizzare un evento promozionale per la tua struttura ricettiva può essere un modo efficace per attirare nuovi ospiti e fidelizzare quelli esistenti.
Scegli il tipo di evento che si adatta meglio alla tua struttura, pianifica un budget realistico, promuovi l’evento in modo strategico, gestiscilo in modo efficace e valuta i risultati ottenuti. Con l’attenzione ai dettagli e l’impegno necessari, puoi creare un evento memorabile che porterà benefici duraturi alla tua struttura ricettiva. E se non sai da dove cominciare, scrivici!