Last minute: nell’era digitale, queste prenotazioni stanno diventando sempre più comuni, con clienti che confermano le loro prenotazioni all’ultimo minuto o addirittura all’ultimo secondo. Per gestire al meglio tutto questo, è fondamentale avere una strategia ben strutturata. In questo articolo, esploreremo consigli pratici e strategici per gestire in modo ottimale le prenotazioni last minute.
Last minute: una tendenza in crescita
Secondo un recente report di HotelTechReport, i viaggiatori di oggi sono sempre più spontanei e spesso non sanno nemmeno dove si trovano quando arrivano in aeroporto. Questo comportamento ha contribuito all’aumento delle prenotazioni last minute. Anche le politiche di cancellazione flessibili e convenienti delle OTA hanno incentivato questa tendenza, consentendo ai clienti di prenotare e annullare con sempre meno preavviso e senza conseguenze.
Gestire il last minute efficacemente
Quando parliamo di tariffe “dell’ultimo minuto”, ci riferiamo a offerte che si attivano poco prima dell’arrivo dell’ospite. Ma come dovrebbe essere questa offerta? Dovrebbe essere più bassa o più alta rispetto alla tariffa base? La risposta dipende dalla situazione. Una tariffa last minute scontata può stimolare le prenotazioni durante i periodi di minore occupazione, mentre una tariffa più alta può garantire guadagni maggiori quando la domanda è alta. Entrambe le opzioni sono valide e dipende dalla situazione specifica. Di seguito, alcuni consigli pratici e strategici.
Prevedi (e sfrutta) il last minute con la vendita progressiva
Ci sono prenotazioni dell’ultimo minuto casuali, che si verificano a seguito di una cancellazione improvvisa da parte di un cliente, e quelle programmate, che vengono pianificate dal gestore della struttura per vendere alloggi a un prezzo più alto. Nel secondo caso, è necessario calibrare la disponibilità delle camere in base a parametri come la stagionalità, la domanda storica e i listini dei competitor.
Per esempio, un B&B con diversi appartamenti nel centro di una città di mare potrebbe rilasciare gradualmente le camere nel corso dell’anno, aumentando i prezzi di quelle ancora disponibili man mano che si avvicina il periodo di alta richiesta, come la settimana di Ferragosto. In questo modo, si riduce il rischio di cancellazioni anticipate (più comuni nelle prenotazioni a lungo termine) e si garantisce una vendita last minute a prezzi vantaggiosi. È importante tenere conto delle azioni dei competitor e delle esperienze passate per evitare di proporre tariffe fuori mercato.
Automatizza l’attivazione della tariffa last minute
Come raccogliere e processare i dati relativi alle prenotazioni in modo quotidiano? Un Property Management System (PMS) per hotel può essere di grande aiuto. Questo software consente di automatizzare diversi processi, tra cui:
- L’impostazione di prezzi e tariffe dinamiche, che si adattano in base alla disponibilità delle camere.
- L’aggiornamento dei canali di vendita, come il booking engine e il channel manager, per riflettere i cambiamenti di disponibilità.
- La generazione di report e statistiche per ottenere dati affidabili sulle prenotazioni e i ricavi nel tempo.
Nel settore alberghiero, in cui la concorrenza è elevata e le dinamiche cambiano rapidamente, la gestione manuale delle tariffe non è più efficace. Un PMS consente di gestire in modo efficiente tutte le variabili legate alle tariffe last minute su diverse piattaforme di vendita.
Imposta una politica di cancellazione adeguata
Le prenotazioni anticipate spesso vengono cancellate, ma anche le prenotazioni last minute possono essere soggette a cancellazioni. Per ridurre al minimo questa possibilità e proteggere la struttura nel caso in cui si verifichi, è consigliabile impostare una politica di cancellazione mirata. Ad esempio, potresti escludere la possibilità di annullare gratuitamente una prenotazione con questo tipo di tariffa e richiedere il pagamento di una penale. In questo modo, anche se la camera rimane invenduta, riceverai un indennizzo parziale per coprire i costi fissi.
Rendi facile e immediato il processo di prenotazione
Molte prenotazioni last minute vengono effettuate tramite dispositivi mobili, mentre i viaggiatori sono in viaggio verso la destinazione. Pertanto, è fondamentale che il processo di prenotazione sia semplice e immediato su dispositivi mobili, dall’inizio alla fine. Se il tuo sito web dispone di un booking engine interno che consente prenotazioni dirette senza intermediazione, assicurati che il percorso di prenotazione sia intuitivo, senza ostacoli linguistici o tecnici che impediscono il completamento dell’operazione.
Inoltre, potresti consentire agli utenti di registrare i propri dati online in anticipo per velocizzare il check-in. È importante facilitare il processo di prenotazione e creare un’esperienza utente positiva per gli ospiti che effettuano prenotazioni last minute. Digitalizzare la tua struttura è sempre un mossa vincente, senza contare che puoi farlo quasi a costo zero grazie ai Voucher dello Stato!
Promuovi l’offerta last minute
Quando si tratta di promuovere l’offerta last minute, è importante considerare i canali di distribuzione e il pubblico target. Non è necessario applicare la stessa tariffa last minute su tutte le piattaforme di vendita. Potresti decidere di renderla disponibile solo sul tuo sito web, escludendo le OTA, per incentivare le prenotazioni dirette senza commissioni.
Inoltre, puoi mirare a diversi pubblici target. Se hai un database di contatti con una clientela fedele e ricorrente, potresti concentrarti su questo segmento tramite attività di e-mail marketing o messaggistica dedicata. In alternativa, puoi utilizzare annunci promozionali a pagamento su Google o sui tuoi canali social per attirare nuovi clienti in cerca di occasioni.
Rischi e opportunità del last minute
Come abbiamo visto, i vantaggi del last minute includono la possibilitdi regolare le prenotazioni dell’ultimo minuto, vendendo camere a prezzi più alti e gestendo il rischio di disponibilità non venduta con tariffe scontate per attrarre i ritardatari o coloro che sono più sensibili ai prezzi.
Tuttavia, è importante prestare attenzione a alcune sfide associate al last minute. Ad esempio, alcuni clienti potrebbero approfittare della tariffa last minute per prenotare e successivamente cancellare per poi riprenotare a un prezzo più basso. È anche possibile che un cliente, vedendo un’offerta per una camera scontata simile alla sua, contatti l’albergatore per richiedere lo stesso trattamento. Queste situazioni possono creare fastidi per gli albergatori, specialmente considerando l’aumento dell’uso di piattaforme di comparazione prezzi.
Per mitigare questi rischi, è importante creare tariffe che non si basino solo sui prezzi, ma anche sui servizi offerti. Le condizioni offerte nella tariffa last minute dovrebbero rendere più facile giustificare il confronto con altri trattamenti e il relativo vantaggio economico. Ad esempio, la tariffa last minute potrebbe includere o escludere determinate opzioni previste nella tariffa base, come pasti o accesso a servizi come piscine o palestre interne. Potrebbe anche essere soggetta a restrizioni sulla prenotazione, come un soggiorno minimo o una durata massima.
Conclusione
Per gestire efficacemente le prenotazioni last minute, è fondamentale avere una strategia ben strutturata. Utilizzare strumenti come un PMS per automatizzare la gestione delle tariffe e dei canali di vendita, impostare una politica di cancellazione mirata, semplificare il processo di prenotazione e promuovere l’offerta last minute in modo mirato su canali appropriati. Anche se ci sono alcuni rischi associati al last minute, con una gestione adeguata è possibile sfruttare al meglio le opportunità offerte da questa tendenza sempre più diffusa.